[grisbi-user-french] Initiation

[Yves Le Houerf]

Le 19 mars 09 à 22:59, Gilles Morel a écrit :
> robert leleu a écrit :

Merci pour vos réponses et particulièrement celle-ci très détaillée.
J'ai conscience du temps que vous m'avez accordé et de celui que
je vais vous faire perdre encore...

> Bonsoir,
> Pour commencer, il est possible de créer un compte associatif sous
> Grisbi (avec une liste de comptes pré-remplie reprenant le Plan
> Comptable Général).
> Juste pour expliciter les "nécessités" de ce PCG, en voici un bref
> aperçu (mais de nombreux liens détaillés se trouvent via un moteur de
> recherche pour affiner selon les besoins).

J'ai un plan comptable simplifié (je crois!) pour association.

> Sans avoir le détail des tenants et des aboutissants de cette
> association, on peut partir d'un premier constat assez simple (en se
> basant sur ce qui est inscrit dans les messages ci-dessous) :

L'association à pour but d'apporter les fonds pour l'achat du matériel
nécessaire à la réhabilitation d'une maternelle dans un village  
marocain.
La main d'œuvre bénévole est fournie par les habitants. Il faut acheter
le ciment et le fer à béton. Les murs sont réalisés en terre crue prise
sur place. Le projet vaut 9000 euros et nous en cherchons 5000.

Le reste du financement paiera tables, chaises et matériel scolaire.
Les années suivantes les dons et cotisations formeront un fond de
roulement pour le renouvellement du matériel scolaire.

Le premier appel de fond est principalement constitué par la recette
d'un spectacle où les artistes nous offre leurs cachets.
Le théâtre parisien de 200 places est en cours de remplissage.
La salle nous est offerte. Nous aurons une facture pour couvrir les  
frais
de régisseur. Nous allons acheter du champagne et faire payer
les consommations.

Ce spectacle ne sera pas reconduit les années suivantes.

> * pas de salariés (pour le moment du moins)

Aucun

> * pas de charges fixes (ou très peu) pour le moment
> * les premières recettes arrivent. Elles se décomposent ainsi à  
> priori :

Il manque ici les cotisations simples. Quel compte ?

>    - dons (via 3 modes de paiement possibles : paypal - chèque -  
> espèces)
>    - achats en ligne de billets (via les 3 mêmes modes de paiement)
>
> Nous pouvons alors déterminer de façon simplifiée les besoins en  
> comptes
> de produits (classe 7) :
>
> * 758 : pour les dons

Mon plan n'est pas si détaillé. Il s'arrête à
75. Autres produits de gestion courante

> Pour les billets du spectacle, je suis un peu dubitatif. Je ne connais
> pas bien les conditions de ce spectacle mais il me semble que c'est
> assez réglementé ce genre de choses (surtout que ça semble se faire  
> à un
> niveau necessitant des investissements de votre part, que ce soit en
> rémunérations ou en locations diverses ?)
>
> Selon les conditions exactes, cela peut alors modifier les comptes
> impactés (tout pourrait même passer par un compte de classe 4 si tu es
> juste un "intermédiaire sans commission" => ie : rien ne reste pour  
> ton
> association ... mais ça ce doit pas être le cas ici)

Effectivement. Nous n'avons que très peu de charge et c'est  
l'association
qui produit le spectacle en direct.

> Pour les charges (classe 6), celles indiquées ci-dessous sont basées  
> sur
> tes messages :
>
> * 627 : frais bancaires (tenue de compte ou envois chéquiers, pas les
> parts BFCC qui sont en classe 1)
> * 618 : frais de développement du site ? Intégration Paypal ? ...

Zéro. Bénévolat et compétence d'un membre.

>
> * 6064 : fournitures de bureau

Le strict mini, ramettes papier, etc.
Affranchissement à prévoir, probablement pour les relances hors  
Internet.

La comm (fliers, affichettes et affiche A3) a été prise en charge par  
les
deux membres architectes qui offrent les plans de réhabilitation.

Le recrutement a été fait par mail et téléphones personnels.

> * ...
>
> On peut supposer que des postes de charges liés au spectacle impactent
> tes comptes mais voir plus haut pour les "questions" ;-)
>
> Nota : il ne faut pas non plus confondre "charges et produits" avec
> "recettes et dépenses" qui concernent la trésorerie (et ça aussi il  
> faut
> le suivre).

Le plus gros des charges est constitué par les commissions de Paypal
(assez élevées) mais identiques, dans le principe, aux commissions
banquaire appliquées aux VAD (vendeur à distance et terminaux
de cartes bleues).

Certaines personnes ont acheté en ligne mais mal. Elles ont acheté
deux fois. J'ai recrédité leur compte par Paypal. Paypal nous
remboursse la commission. Qu'est-ce que je fais de cette recette ?

> Voila pour quelques "idées de comptes".
> Passons maintenant à leur tenue.
>
> Je te suggère - surtout si tu as pas mal de chèques à encaisser -
> d'établir un bordereau de remise de chèques tenant sur une feuille A4
> sous un tableur (Excel ou OpenOffice ou autre ...).
> Tu "enregistre" tes chèques remis dans ce fichier et tu l'imprime en 2
> exemplaires (un pour la Banque et un second pour toi).
>
> Dans Grisbi, tu as deux options :
>
> * la détaillée : tu enregistre tous les chèques un par un

Je pensais détailler. Je photocopie les chèques pour garder les adresses
et identifier le plus possible de membres enregistrés. Un chèque "M. et
Mme" de deux places permet de créer deux membres à qui nous
proposerons de renouveler leur aide par deux cotisations 2010.

> * la simplifiée : tu enregistre juste la remise (donc une seule ligne
> pour le total et une référence pour identifier ton bordereau mentionné
> plus haut dans le libellé)

C'est ce qu'a proposé la banque. Je pensais que c'était une aimable
facilité. Je comprends mieux la proposition.

> Pour les paiement via Paypal, pas d'autre option que de les  
> enregistrer
> un par un (surtout pour le rapprochement).
>
> Petite annotation complémentaire : si tu enregistre des adhérents, il
> serait bon de songer à leur créer les comptes nécessaires en classe 4
> (en songeant ainsi à leur suivi et par là même, à des chiffres  
> toujours
> utiles pour toi).

41. Comptes de tiers Clients ?

> Il faut juste bien réfléchir à la notion de don et d'adhésion :
> comptablement, ce n'est pas identique en terme d'enregistrement  
> (mais je
> crois que vous souhaitez "offrir" un an d'inscription pour tout don si
> j'ai bien compris ?)

Cotisations, dons et achats de produit (billet de spectacle)
génèrent un (ou plus) adhérent.

> Concernant les espèces, là aussi, pas moyen de transiger : tout doit
> être enregistré en détails (les espèces sont sources de "problèmes"  
> pour
> le secteur associatif donc il faut être carré là-dessus).

Je n'ai pas créé de compte de caisse encore mais je vois déjà le  
problème.
Il y a des frais de réception répartis sur trois membres qui m'ont donné
leur ticket de caisse (256 euros). J'ai ouvert une feuille de calcul  
pour
chacun en attendant mieux et sur cette dette j'ai ponctionné 15 euros
de cotisation.

Certain aimeraient se rembourser sur la caisse : 1 don et 1 billet (78  
eurs).

> Cependant, ces espèces doivent être enregistrées dans un compte de
> caisse sous Grisbi (la Banque à un compte séparé).
>
> En identifiant les comptes nécessaires à ton utilisation (classes 6  
> et 7
> plus éventuellement classe 4), tu pourras ainsi déterminer les grandes
> lignes dans ta façon de procéder et ainsi établir un "schéma  
> comptable".
> cette étape te permettra ensuite d'établir plus facilement - et plus
> rapidement - tes comptes annuels (même si les obligations sont très
> allégées, rien n'interdit de tenir quelque chose respectant un tant  
> soit
> peu les formes ;-) ).

C'est ce que j'aimerais faire même si les volumes et les buts
sont très réduits.

> @+
> Gilles.
>
> ps : je terminerais juste en disant qu'un tableur peut permettre de
> présenter (voir tenir) des comptes de façon très professionnelle, même
> lorsque ce sont des montants qui commencent à se chiffrer en centaines
> de milliers d'€ mais avec - il faut le préciser - une "vraie compta"  
> sur
> des logiciels professionnels derrière qui permet les contrôles
> nécessaires :-P

Je l'ai bien compris.
Je suis indépendant depuis bientôt trois ans (société en nom propre).
Le centre de gestion que j'ai choisi m'a confié un fichier Excel très  
riche
en volets divers (30 feuilles). Un "tout en un" capable de calculer
la 2035, de faire des rapprochements, des stats et des suivis
de facturation.